চ্যাট-বিক্রেতার বিজনেস অটোমেশন: আগে কী অটোমেট করবেন

বিজনেস অটোমেশন নিয়ে বেশিরভাগ লেখা কারখানা, ERP আর গুদামের কথা বলে। চ্যাট-ব্যবসার কাজ আলাদা, সেটা একটা চক্র: কাস্টমার জিজ্ঞেস করেন, আপনি উত্তর দেন, অর্ডার নেন, পেমেন্ট নেন, পার্সেল পাঠান, ফলোআপ করেন। অটোমেশন মানে এর কিছু ধাপ একটা টুল প্রতিবার একইভাবে সামলায়।

এর মানে ব্যবসা থেকে আপনি সরে যাচ্ছেন না। যে বারবার-হওয়া কাজের জন্য রাত ১১টায় আপনাকে লাগত, সেটা আর লাগবে না। যেখানে বিবেচনা দরকার, সিদ্ধান্ত আপনার হাতেই থাকে: বিশেষ দাম, অসন্তুষ্ট কাস্টমার, বড় অর্ডার।

• নিয়ম: সহজ "এটা হলে ওটা" ধাপ, যেমন কাস্টমার কোনো শব্দ লিখলে একটা সেভ করা মেসেজ চলে যাওয়া।
• AI: যে সফটওয়্যার কাস্টমারের নিজের ভাষায় লেখা মেসেজ পড়ে উত্তর লেখে, তাই মেনু থেকে বাছতে হয় না।
• দুটো একসাথে: কথোপকথনে AI, আর যা কখনো বদলানো চলবে না, যেমন সর্বনিম্ন দাম, সেখানে নিয়ম।

তিনটা মাপকাঠিতে বাছুন: কাজটা কতবার হয়, ভুল হলে ক্ষতি কত, আর সাজাতে কত পরিশ্রম। টেবিলে একজন সাধারণ চ্যাট-বিক্রেতার ক্রম দেওয়া আছে। আপনার ক্রম আলাদা হতে পারে।

সাধারণ ক্রম: চেনা উত্তর, অর্ডারের তথ্য, পেমেন্টের ফলোআপ, চুপ কাস্টমারের ফলোআপ, তারপর দৈনিক রিপোর্ট আর স্টক। ফেক বা বাকি COD অর্ডারে ক্ষতি সবচেয়ে বেশি হলে পেমেন্টের ফলোআপ এগিয়ে আনুন, আর পড়ুন ফেক COD অর্ডার কীভাবে কমাবেন।

এই পরিকল্পনা সেই পেজের জন্য, যেখানে দিনে মোটামুটি ২০ থেকে ২০০টা মেসেজ আসে। এর কম হলে এখনই বেশি অটোমেশন লাগবে না। এর বেশি হলে প্রতিটা ধাপে আরও সময় রাখুন।

1. ১১ থেকে ৫ দিন, প্রস্তুতি: প্রোডাক্ট, দাম, সাইজ, ডেলিভারি এলাকা, ডেলিভারি চার্জ আর রিটার্ন পলিসি এক জায়গায় লিখুন। কাস্টমার সবচেয়ে বেশি যে ১৫টা প্রশ্ন করেন, সেগুলো জমান। অটোমেট করার আগে উত্তরগুলো চূড়ান্ত করুন।
2. ২৬ থেকে ১০ দিন, চেনা উত্তর: একটা চ্যানেলে ওই প্রশ্নগুলোর উত্তর অটোমেট করুন। সিস্টেম যা পাঠায় প্রতিদিন নিজে পড়ুন, আর ভুল পেলে শুধরে দিন।
3. ৩১১ থেকে ১৫ দিন, অর্ডারের তথ্য: সিস্টেম নাম, ফোন আর ঠিকানা নিক, আর কাস্টমার কনফার্ম করার জন্য অর্ডারের সারাংশ পাঠাক। প্রতিটা অর্ডার চ্যাটের সাথে মিলিয়ে হাতে দেখুন।
4. ৪১৬ থেকে ২০ দিন, পেমেন্ট আর পার্সেলের খবর: অগ্রিম বা ডেলিভারি চার্জ চাওয়া আর বাকি অর্ডারের তাগাদা যোগ করুন। পার্সেলের একটা ছোট খবরের মেসেজ যোগ করুন।
5. ৫২১ থেকে ২৫ দিন, ফলোআপ: যারা দাম জিজ্ঞেস করে চুপ হয়ে গেছে, তাঁদের একবার ভদ্রভাবে ফলোআপ করুন। দুটোর বেশি পাঠাবেন না।
6. ৬২৬ থেকে ৩০ দিন, রিপোর্ট আর স্টক: দৈনিক সারাংশ আর কম স্টকের সতর্কবার্তা চালু করুন। তারপর পুরো মাস নিজের সংখ্যার সাথে মিলিয়ে ঠিক করুন কোনটা রাখবেন, বদলাবেন বা বন্ধ করবেন।

ড্যাশবোর্ড জরুরি নয়। শুরুর আগে একটা সাধারণ সপ্তাহের সংখ্যা লিখে রাখুন, তারপর প্রতিটা ধাপের পর প্রতি সপ্তাহে আবার লিখুন। নিজের সংখ্যাই ব্যবহার করুন।

শুরু থেকে তিনটা সংখ্যা রাখুন: দিনে বাঁচানো সময়, সপ্তাহে কনফার্ম অর্ডার, আর রিটার্নের হার। শুধু উদাহরণ হিসেবে, দিনে ৩ ঘণ্টা রিপ্লাইয়ে গেলে আর প্রথম ধাপের পর তা ২ ঘণ্টা হলে সপ্তাহে প্রায় ৭ ঘণ্টা বাঁচল। এগুলো গোল করা উদাহরণের সংখ্যা, ফলের প্রতিশ্রুতি নয়।

• খারাপ প্রক্রিয়া অটোমেট করা: দাম রোজ বদলালে বা ডেলিভারি চার্জ না জানলে অটোমেশন বিশৃঙ্খলাকেই আরও দ্রুত ছড়ায়। আগে প্রক্রিয়া ঠিক করুন।
• মানুষের হাতে নেওয়ার উপায় না রাখা: প্রতিটা অটোমেটেড চ্যাটে মানুষের ঢোকার পথ থাকা চাই। ঠিক করুন ইনবক্স কে দেখবে আর কত তাড়াতাড়ি হাতে নিতে পারবে।
• পরীক্ষা না করা: আসল কাস্টমারের আগে নিজে বাংলা, ইংরেজি আর বাংলিশে, ছবি আর ভয়েস নোট দিয়ে পাঠিয়ে দেখুন। প্রথম সপ্তাহের রিপ্লাই নিজে পড়ুন।
• বেশি মেসেজ পাঠানো: একটা তাগাদা আর একটা ফলোআপ কাজের। দিনে পাঁচটা হলে সেটা স্প্যাম, আর তাতে পেজের ক্ষতি হয়।
• আপনার অনুমোদনহীন কথা দেওয়া: ছাড়, ডেলিভারির সময় বা রিটার্নের নিয়ম। আগে লিখিতভাবে ঠিক করে দিন।
• ভুল স্টকের সংখ্যায় ভরসা করা: স্টকের সতর্কবার্তা ততটাই ভালো, যতটা ভালো তার পেছনের স্টকের তালিকা।

সবকটা লাগবে না। প্রধান ধরনগুলো, আর কোনটা কীসে ভালো:

• পেজের নিজস্ব সুবিধা: Messenger, Instagram বা WhatsApp-এর সেভ করা রিপ্লাই আর অ্যাওয়ে মেসেজ। বিনামূল্যে আর সহজ, তবে সবাই একই লেখা পান।
• চ্যাটবট বিল্ডার: মেনু আর কিওয়ার্ডের নিয়ম। অল্প কয়েকটা প্রশ্নের জন্য উপযুক্ত, আসল কথোপকথনে আড়ষ্ট।
• স্প্রেডশিট আর ফর্ম টুল: অল্প অর্ডারের জন্য উপযুক্ত, তবে কাউকে হাতে তথ্য তুলতে হয়।
• CRM টুল: কাস্টমারের তথ্য আর নোট রাখে। বারবার কেনা কাস্টমার থাকলে কার্যকর, প্রথম রিপ্লাইয়ে কম।
• সাধারণ ওয়ার্কফ্লো টুল: এক অ্যাপকে আরেক অ্যাপের সাথে জোড়া দেয়। নমনীয়, তবে প্রতিটা ধাপ আপনাকেই বানাতে আর দেখভাল করতে হয়।
• AI চ্যাট সিস্টেম: বাংলা, ইংরেজি বা বাংলিশে লেখা মেসেজ পড়ে রিপ্লাই, অর্ডার আর ফলোআপ একসাথে সামলায়। সাজাতে আর তদারক করতে হয়। পড়ুন এআই বিজনেস স্যুট কী।

যেটাই বাছুন, নিজের আসল মেসেজ দিয়ে পরীক্ষা করুন, আর জেনে নিন আপনার চ্যাট ও কাস্টমারের ডেটার মালিক কে।

LeadRevive আমাদের নিজেদের প্রোডাক্ট। এটা চ্যাট-বিক্রেতাদের জন্য একটা AI টিম। Messenger, Instagram আর WhatsApp-এ আপনার প্রোডাক্ট ও নিয়ম অনুযায়ী বাংলা, ইংরেজি ও বাংলিশে রিপ্লাই দেয়। দামাদামি করে শুধু আপনার ঠিক করা সর্বনিম্ন দাম পর্যন্ত। নাম, ফোন ও ঠিকানা সংগ্রহ করে, অগ্রিম বা ডেলিভারি চার্জ চায়, আর চুপ হয়ে যাওয়া কাস্টমারকে ফলোআপ করে। যেকোনো চ্যাট আপনি নিজের হাতে নিতে পারেন, আর পুরো টিমের জন্য বা আলাদা এজেন্টের জন্য Autopilot বন্ধ করতে পারেন। আপনার নিজের Steadfast, Pathao বা RedX অ্যাকাউন্টের সাথে কাজ করে। দেখুন ফিচার আর প্রাইসিং, অথবা শুরু করুন।