WhatsApp Business-এ অটো রিপ্লাই কিভাবে দেবেন

অটো রিপ্লাই আছে আলাদা ফ্রি অ্যাপ WhatsApp Business-এ। সাধারণ WhatsApp-এ এটি নেই। অ্যাপটি নিলে কাস্টমারকে দ্রুত উত্তর দেওয়ার চারটি টুল পাবেন।

• গ্রিটিং মেসেজ: কাস্টমার প্রথমবার মেসেজ করলে, বা অনেক দিন পর করলে নিজে থেকে যায়।
• অ্যাওয়ে মেসেজ: আপনি যখন নেই, যেমন রাতে, তখন নিজে থেকে যায়।
• কুইক রিপ্লাই: আগে থেকে সেভ করা ছোট মেসেজ। শর্টকাট লিখে আপনি নিজে পাঠান। এটা অটোমেটিক নয়।
• লেবেল: চ্যাট সাজানোর ট্যাগ, যেমন নতুন বা পেমেন্ট হয়েছে। নতুন ভার্সনে এর নাম লিস্ট।

সবই একবার লিখে রাখা লেখা। কাস্টমার কী লিখেছে, এদের কেউ তা পড়ে না।

1. ১WhatsApp Business অ্যাপ খুলে Tools ট্যাবে যান (কোনো ফোনে এটা তিন ডটের মেনুতে থাকে)।
2. ২Greeting message-এ ট্যাপ করে Send greeting message চালু করুন।
3. ৩মেসেজে ট্যাপ করে আপনার লেখা লিখুন, তারপর সেভ করুন।
4. ৪কারা পাবে ঠিক করুন। অপশনে আছে: সবাই, কন্ট্যাক্টে নেই এমন সবাই, নির্বাচিত চ্যাট বাদে সবাই, বা শুধু নির্বাচিত চ্যাট।
5. ৫আবার Tools-এ গিয়ে Away message-এ ট্যাপ করুন, Send away message চালু করুন।
6. ৬মেসেজের লেখা লিখে সেভ করুন।
7. ৭কখন যাবে বেছে নিন: সবসময়, নিজের ঠিক করা সময়ে, বা খোলার সময়ের বাইরে।

দুটি শর্ত মনে রাখুন। গ্রিটিং যায় প্রথমবার মেসেজ করলে, আর ১৪ দিন কথা না হলে তার পর আবার। আর মেসেজ যেতে হলে আপনার ফোনে ইন্টারনেট চালু থাকতে হবে।

বিজনেস প্রোফাইলে খোলার সময় দেওয়া থাকলে অ্যাওয়ে মেসেজ সেই সময়ের বাইরে পাঠানো যায়। তাই আগে প্রোফাইলে সময় দিন, তারপর অ্যাওয়ে মেসেজের স্ক্রিনে সেই অপশন বেছে নিন।

আসল সময় লিখুন, আর রাতে কী হয় তা জানিয়ে দিন। পার্সেল শুধু সকালে প্যাক হলে সেটাই লিখুন। “সকাল ১০টার পর রিপ্লাই দেব” স্পষ্ট, তাই ভরসাযোগ্য। এখনই সাহায্য আসছে, এমন আভাস দেওয়া লেখা তা নয়।

কুইক রিপ্লাইয়ে একই উত্তর বারবার টাইপ করতে হয় না। এটা অটোমেটিক নয়। WhatsApp-এর হেল্প পেজ বলে, ৫০টা পর্যন্ত রাখা যায়।

1. ১WhatsApp Business অ্যাপে Tools ট্যাব খুলে Quick replies-এ ট্যাপ করুন।
2. ২প্লাস (+) আইকনে ট্যাপ করুন।
3. ৩Message-এ ট্যাপ করে আপনার লেখা লিখুন।
4. ৪Shortcut-এ ট্যাপ করে একটা ছোট শব্দ দিন, যেমন "price"।
5. ৫Save-এ ট্যাপ করুন।
6. ৬যেকোনো চ্যাটে / লিখে কুইক রিপ্লাইটা বেছে নিন। দরকারে বদলে নিয়ে পাঠান।

লেবেল দিয়ে চ্যাট সাজানো যায়। WhatsApp বলে, নতুন রোলআউটে লেবেলের নাম লিস্ট হয়েছে, তাই Tools, তারপর Lists, তারপর Add new list দেখতে পারেন। ২০টা পর্যন্ত বানানো যায়। ফোনে পুরোনো লেবেল মেনু থাকলে সেটাই ব্যবহার করুন। শুরুর জন্য চারটি যথেষ্ট: নতুন, পেমেন্টের অপেক্ষায়, পেমেন্ট হয়েছে আর ডেলিভারি হয়েছে।

ভালো মেসেজ ছোট হয়। আপনি কে, কাস্টমার এরপর কী করবে, আর কখন উত্তর পাবে, তিনটিই তাতে থাকে।

সেভ করার আগে খোলার সময় আপনার আসল সময় দিয়ে বদলে নিন।

• লেখা নির্দিষ্ট। “স্টকে আছে?” বা “লাল রঙের দাম কত?” এর উত্তর দিতে পারে না।
• অর্ডার নিতে, দরদাম করতে বা পেমেন্ট চাইতে পারে না।
• চলমান চ্যাটের মধ্যে গ্রিটিং আবার যায় না। এরপর উত্তর দিতে হবে আপনাকে বা আপনার টিমকে।
• ফোন অফলাইন থাকলে, বা কাকে পাঠাবেন সেই ফিল্টারে কাস্টমার বাদ পড়লে মেসেজ নাও যেতে পারে।

দিনে অল্প কয়েকটা চ্যাট এলে আর একটু পরেই কেউ উত্তর দিলে Business অ্যাপই যথেষ্ট। কাস্টমার যেকোনো সময় দাম, স্টক বা ডেলিভারি জিজ্ঞেস করলে, বা এক নম্বর থেকে কয়েকজনকে উত্তর দিতে হলে নির্দিষ্ট মেসেজ আর যথেষ্ট থাকে না।

আসল অটোমেশনের অফিশিয়াল পথ WhatsApp Business Platform। এখানে সফটওয়্যার WhatsApp-এর নিজের চ্যানেল দিয়ে যুক্ত হয়। কীভাবে কাজ করে আর কী বদলায়, তা আছে WhatsApp Business অটোমেশন গাইডে। অন্য চ্যানেলের জন্য দেখুন মেসেঞ্জার অটো রিপ্লাই আর ইনস্টাগ্রাম অটো রিপ্লাই।

LeadRevive আমাদের নিজেদের প্রোডাক্ট। WhatsApp-এর গ্রিটিং আর অ্যাওয়ে মেসেজ ফ্রি, প্রথম সালামের জন্য যথেষ্ট। এরপর থেকে কাজ LeadRevive-এর। কানেক্ট করলে AI বাংলা, ইংরেজি বা বাংলিশে উত্তর দেয় আপনার প্রোডাক্ট আর Business Knowledge দেখে। সেলস এজেন্ট চ্যাট সামলায়, আর পেমেন্ট ও কালেকশন এজেন্ট অগ্রিম চায়। যেকোনো চ্যাট আপনি নিজে ধরতে পারবেন। Messenger, Instagram আর WhatsApp থাকে এক ইনবক্সে। দেখুন ফিচার, প্রাইসিং বা শুরু করুন।